Gestão de Recursos Humanos com Jira
Jira Service Management e Confluence na Sumol Compal
SOBRE ESTE CASO DE SUCESSO
A Sumol Compal implementou Jira Service Management e Confluence para melhorar a gestão dos pedidos à equipa de Direção de Pessoas (equipa de Recursos Humanos) e centralizar informação. Esta solução veio otimizar a gestão de Recursos Humanos com Jira, e a empresa passou a organizar e priorizar os pedidos, aumentando a eficiência e a visibilidade dos processos.
ÂMBITO DA SOLUÇÃO
- Criação de um portal em Jira Service Management
- Recolha de métricas e SLAs
- Automatização e priorização de pedidos
Desafio: melhorar a organização, capacidade de resposta e eficiência
O principal desafio da Sumol Compal estava relacionado com a gestão de pedidos da equipa de Direção de Pessoas. O processo existente revelava-se pouco eficiente, uma vez que a equipa recebia todos os pedidos via e-mail, o que resultava numa gestão de temas pouco organizada e que se traduzia numa dificuldade em categorizar e priorizar os mesmos. A falta de estrutura fazia com que a equipa tivesse dificuldades em gerir a informação, acabando por afetar a capacidade de resposta e a eficiência no tratamento dos pedidos.
Foi a partir desta dificuldade que surgiu a necessidade de adoção de uma plataforma de gestão de serviço, capaz de organizar a entrada de pedidos por prioridade e por categoria, de forma a agilizar respostas em tempo útil. Para além disso, era ainda importante que as equipas conseguissem:
Monitorizar
o desempenho e dar visibilidade do trabalho efetuado diariamente.
Obter métricas
precisas sobre o volume de trabalho, tempos de resposta e SLAs (Service Level Agreements).
Centralizar
a informação num único portal para ser mais fácil gerir a informação e melhorar a capacidade de resposta.
Solução: gestão centralizada de pedidos com Jira Service Management
A implementação de uma solução para a Direção de Pessoas inseriu-se num percurso mais alargado de modernização com recurso às tecnologias Atlassian, onde já tínhamos colaborado com a equipa de Logística e Distribuição para melhorar a gestão de pedidos e suporte interno.
O portal implementado com recurso ao Jira Service Management foi uma ferramenta permitiu à equipa de Direção de Pessoas da Sumol Compal criar um portal centralizado, onde os pedidos passaram a ser organizados e categorizados de maneira estruturada, facilitando a identificação imediata do tipo de solicitação.
Ao submeter um pedido, os utilizadores necessitam de preencher campos pré-definidos, garantindo que a equipa tem a informação necessária para dar seguimento à sua resolução. Esta organização veio facilitar o acompanhamento de cada pedido com base em SLAs e nível de prioridade, assegurando que as equipas têm capacidade para tratar cada tarefa de forma mais eficiente e com maior visibilidade.
Além disso, foi feita também a integração do Jira Service Management com o Confluence. Esta integração permitiu à equipa de Direção de Pessoas a colocação de informação e de documentos importantes no portal, como, por exemplo, guias e formulários.
Desta forma, os utilizadores do portal foram capacitados a resolver alguns problemas por conta própria, sem precisar de abrir novos tickets. Esta solução não só contribui para diminuir o volume de pedidos; permite tornar os colaboradores autónomos e aumenta a eficiência de todo o processo.
"Enquanto Responsável de Gestão Administrativa de Pessoas, posso assegurar que a implementação desta ferramenta fez toda a diferença no nosso dia-a-dia! Os ganhos para a equipa e departamento de RH são notórios e muito relevantes. Conseguimos assegurar um maior controlo, gerir prioridades, mensurar volumes (KPI’s) e potenciar a qualidade no tratamento de cada ticket."
César Augusto Duarte
Responsável Gestão Administrativa de Pessoas, Sumol Compal
Benefícios: equipa de Direção de Pessoas mais organizada e produtiva
Maior organização e estrutura
Com o Jira Service Management todos os pedidos estão centralizados num único portal.
Melhor eficiência operacional
A categorização e priorização facilitou a identificação de pedidos mais urgentes, reduzindo os tempos de resposta.
Visibilidade
A equipa passou a conseguir monitorizar cada pedido desde a sua criação até à resolução.
Recolha de métricas
A capacidade de elaborar relatórios detalhados e monitorizar métricas de desempenho trouxe benefícios ao nível da análise e da tomada de decisões.
Redução de pedidos
A integração com a base de conhecimento no Confluence permitiu reduzir o número de pedidos, permitindo aos colaboradores resolver questões por conta própria.
Melhoria na colaboração interna
A equipa passou também a usar o Jira Service Management para gerir tarefas internas, garantindo maior organização, interação com outras áreas internas e eficiência.
Tecnologias utilizadas
Sobre a Sumol Compal
Sede: Lisboa, Portugal
A Sumol Compal é o maior grupo económico de bebidas não alcoólicas em Portugal e conta com algumas das marcas mais icónicas e reconhecidas pelos portugueses. Com um portefólio de 16 marcas divididas por diferentes segmentos de bebidas e vegetais, exporta atualmente para mais de 50 países.
Propósito e valores
- A Sumol Compal tem um propósito inspirado pela natureza: nutrir, hidratar e proporcionar bem-estar, através dos frutos, dos vegetais e da água, contribuindo para um mundo mais sustentável. Fá-lo com paixão e ambição, aliando ciência e arte para transformar o que a natureza dá em marcas únicas e inovadoras que proporcionam Vidas com mais sabor.
- O sucesso da empresa assenta numa cultura forte ancorada em cinco valores: Consumidor, Pessoas, Inovação, Paixão e Integridade.
Tipo de solução
- Portal unificado para gestão de pedidos da Direção de Pessoas
- Integração de dados e automatização de processos com Jira e Confluence
- Reforço da eficiência, visibilidade e colaboração entre equipas
- Redução de pedidos recorrentes com base de conhecimento e autosserviço
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Acreditamos em parcerias que geram resultados
Este caso de sucesso mostra o que é possível quando há colaboração. Vamos conversar?
