Atualmente, eficiência é palavra de ordem para muitas organizações que estão constantemente à procura de ferramentas que lhes permitam otimizar as suas operações, não só para utilizar melhor os seus recursos, mas também para aumentar a sua agilidade.
Uma das abordagens mais inovadoras e que, nos últimos anos, tem ganho destaque é o Process Mining. Neste artigo, queremos explorar em que consiste o Process Mining, de que forma é que este pode ajudar as organizações a maximizar informação e otimizar os seus processos, os seus benefícios e como podemos utilizá-lo em diferentes áreas.
Process Mining: o que é?
Segundo a Microsoft, Process Mining, ou extração de processos, “é uma técnica concebida para detetar, monitorizar e melhorar processos, extraindo conhecimento prontamente disponível de sistemas de informação”. O grande objetivo é conseguir analisar dados que estão nos sistemas de TI das organizações, por forma a visualizar e melhorar os processos de negócio.
Contrariamente a outros métodos mais tradicionais que se baseiam em documentação manual, o Process Mining utiliza informação digital para conseguir fornecer uma visão clara e objetiva dos seus processos e como estes se desenrolam dentro de uma organização.
Tendo acesso a essa informação e fazendo essa extração de informação, esta técnica consegue revelar desvios e ineficiências nos processos, enquanto os simplifica e otimiza.
Imagem 1: Mapa visual de um processo (fonte: Microsoft)
Tipos de Process Mining
Existem diferentes tipos de Process Mining que podem ser adaptados consoante as necessidades e diferentes realidades de cada organização:
- Discovery (Descoberta): identifica processos existentes com base em registos de eventos e gera modelos de processos;
- Compliance (Conformidade): compara modelos de processos teóricos com eventos reais para verificar a conformidade e identificar desvios que comprometam a otimização dos processos internos;
- Enhancement (Melhoramento): utiliza dados de eventos para melhorar modelos de processos existentes e otimizar eficiência.
Com a aplicação deste tipo de processos à realidade empresarial, torna-se possível antecipar e prevenir possíveis erros, garantindo um maior controlo e qualidade. Fazer as escolhas erradas, com base em dados superficiais, pode resultar em custos elevados, quebras de regulamentação ou dificuldades em organizar processos, prejudicando diferentes equipas e a eficiência da organização como um todo. Como tal, implementar esta técnica também implica considerar diferentes elementos:
Benefícios do Process Mining para as organizações
Se pensarmos na quantidade de processos existentes em qualquer que seja a organização, reconhecemos o impacto positivo de adotar soluções que permitam otimizações internas e externas.
É com o uso de Process Mining que as organizações conseguem obter insights valiosos e melhorias processuais, tais como:
Maximização de eficiência: identificação de blockers e uma potencial otimização de fluxos de trabalho, por forma a simplificar operações e reduzir atrasos desnecessários;
Redução de custos: identificação de oportunidades para eliminar desperdícios e otimizar recursos, o que resulta numa economia financeira;
Insights baseados em dados: informação acionável com base em dados operacionais e que permite tomar uma decisão informada e ter um planeamento estratégico;
Conformidade e governance: qualquer processo necessita de documentação e monitorização para garantir conformidade com regulamentações e padrões internos de qualidade;
Melhoria contínua: a monitorização contínua dos processos ajuda a identificar áreas de melhoria e ajuda as organizações a implementar mudanças proativamente.
Process Mining e a sua aplicação em diferentes áreas
De acordo com a AI Multiple Research, 23% das empresas em áreas como seguros, banca, saúde, atendimento ao público, adotaram o Process Mining como uma estratégia para melhorar os procedimentos dos seus processos.
Como tal, é importante salientar que esta metodologia é aplicável em diferentes indústrias e áreas, como por exemplo:
Finanças:
Análise e melhoria de processos internos, como auditorias de contas, controlo de aumento de receitas, deteção de fraudes, e redução do tempo de resposta aos clientes, entre outros;
E-commerce:
Análise da jornada de cliente, identificando pontos fracos e oportunidades de melhoria, otimização dos processos de logística e rotas de entrega, análise de comportamento de utilizador para aumentar taxas de conversão e até integração dos processos de atendimento em múltiplos canais, seja online, mobile ou físico;
Saúde:
Diminuição do tempo de processamento das fichas de tratamento para cada paciente;
Retalho:
Otimização da gestão de stocks e processos de atendimento ao cliente, em virtude de melhorar a experiência de cliente;
Seguros:
Otimização de processos de sinistros, redução do tempo de resposta a clientes, processamento das apólices.
Em conclusão, esta abordagem é fundamental para que as empresas consigam maximizar a informação e criar eficiências nos seus processos. Ao utilizar dados operacionais reais, torna-se possível que as organizações descubram insights que até então não estavam visíveis, simplifiquem as suas operações, e impulsionem um mindset de melhoria contínua. Contacte-nos para saber como é que o podemos ajudar a tirar partido do Process Mining, de modo a transformar e organizar os seus processos.