Da conformidade à excelência: a transformação da B2B
Sistema de gestão integrado através do ecossistema Atlassian
SOBRE ESTE CASO DE SUCESSO
A B2B, empresa de serviços partilhados do Grupo Trivalor, atua em áreas como tecnologias de informação, recursos humanos, contabilidade e gestão financeira. No âmbito da sua estratégia de eficiência e suporte ao negócio, enfrentava o desafio de assegurar transparência e alinhamento entre os processos operacionais e a gestão do sistema integrado de serviços e segurança da informação.
ÂMBITO DA SOLUÇÃO
- Gestão do Sistema de Gestão Integrado
- Automação de processos
- Rastreabilidade e conformidade
- Ecossistema Atlassian
Desafio: transformar processos manuais numa gestão integrada e rastreável
A B2B precisava garantir uma gestão mais eficiente do Sistema de Gestão Integrado (SGI), bem como promover uma maior adesão e acompanhamento por parte da equipa. Foi nesse contexto que optou pelo Jira como sendo a sua ferramenta core para gestão de projetos e tarefas. Esta decisão teve como objetivo, a médio prazo, rentabilizar o investimento no licenciamento, utilizando a ferramenta também para dar resposta a necessidades de carácter mais estratégico.
No entanto, muitos dos processos ainda eram geridos através de ficheiros Excel complexos e longas cadeias de emails, o que dificultava o controlo de prazos, a atribuição de responsabilidades e a consolidação da informação. Este modelo não só aumentava o risco de falhas, como também comprometia a eficiência operacional e a conformidade.
A B2B precisava de diminuir dependências manuais, eliminar silos de informação e garantir uma visão mais clara e atualizada sobre temas estratégicos e operacionais.
Visão integrada
Centralizar riscos, ações, ativos e incidentes numa plataforma comum.
Eficiência operacional
Reduzir processo manuais, emails dispersos e tarefas repetitivas.
Conformidade e rastreabilidade
Facilitar o acompanhamento, a evidência e a preparação para auditorias.
Solução: uma gestão integrada através do ecossistema Atlassian
A Xpand IT implementou uma solução integrada baseada no ecossistema Atlassian, combinando Jira Product Discovery, Jira, Jira Service Management e Confluence para criar uma abordagem integrada à gestão do SGI da B2B.
Com o Jira Product Discovery, a B2B passou a gerir a análise SWOT e os planos estratégicos anuais, ligando objetivos, riscos e oportunidades a um plano de ação mais claro e acompanhável.
No Jira, para garantir execução e acompanhamento contínuo, foi criado um Plano de Ações central, reunindo temas de diferentes projetos – estratégicos, gestão de riscos operacionais, revisão pela gestão, constatações de auditorias internas e externas – permitindo uma visão clara do progresso em tempo real.
O Jira Service Management complementou esta abordagem na gestão de ativos. Este inventário passou a estar totalmente mapeado e interligado a riscos e incidentes, com automações que tornaram obsoleto o acompanhamento manual e garantindo alertas automáticos e maior agilidade.
O Confluence consolidou-se como repositório central de conhecimento, reunindo critérios de classificação, matrizes de riscos, fluxos de trabalho e documentação técnica de projetos. Além disso, passou a integrar lições aprendidas na resolução de incidentes, componente essencial para reforçar a retenção de conhecimento crítico, partilha de conhecimento para a organização, a consistência dos processos e a melhoria contínua.
Mais do que uma implementação tecnológica, a solução impulsionou uma verdadeira transformação organizacional. Ao adotar uma gestão integrada em Jira, a B2B passou a garantir maior eficiência, organização e transparência na gestão de temas de natureza estratégica e operacional. Esta mudança adicionou transparência dos processos e fomentou a consolidação de um mindset orientado para a melhoria contínua e qualidade.
Implementações efetuadas
- Plano de gestão estratégica anual, com identificação de riscos e oportunidades cujo tratamento converge num Plano de ações do SGI;
- Gestão de riscos operacionais;
- Gestão de ameaças e vulnerabilidades
- Gestão de pontos fracos, eventos e incidentes de segurança da informação;
- Gestão de ativos
- Matriz de objetivos e respetivo acompanhamento;
- Programa de auditorias;
- Manutenção do SGI.
"A adoção do ecossistema Atlassian permitiu-nos evoluir para uma abordagem ao Sistema de Gestão Integrado mais eficiente, transparente e articulada. Hoje, contamos com maior controlo, rastreabilidade e capacidade de decisão, suportados por processos mais ágeis e alinhados com as necessidades do negócio e com os restantes requisitos aplicáveis."
Marisa Martins
Gestora de Projetos, B2B
Benefícios: mais eficiência, visibilidade e controlo sobre o SGI
Eficiência operacional radical
A gestão e acompanhamento do SGI tornou-se mais estruturada, centralizada e eficiente, reforçando também a interligação e a rastreabilidade dos diversos temas.
Visibilidade total e rastreabilidade
Os dashboards dos projetos estratégicos permitem uma análise estatística mais eficiente dos resultados, conduzindo a conclusões mais rápidas e a uma tomada de decisão mais ágil e objetiva.
Plano de Ações do SGI centralizado
Todas as ações decorrentes de diferentes contextos agregadas num Plano de Ações central, eliminando silos de informação.
Escalabilidade e sustentabilidade
A plataforma Atlassian permite expandir facilmente a gestão para novos processos e requisitos futuros, assegurando continuidade sem regressar a métodos manuais.
Automação de processos
Notificações automáticas para ações atrasadas, eliminando a gestão manual.
Tecnologias utilizadas
Sobre a B2B
Sede: Carnaxide, Portugal
A B2B presta serviços de suporte a todas as empresas do Grupo Trivalor, sendo uma das empresas participadas da Trivalor SGPS.
Áreas de atuação
- Tecnologias de Informação
- Recursos Humanos
- Contabilidade e faturação
- Gestão financeira
Tipo de solução
- Implementação de solução Atlassian para gestão integrada
- Centralização e automatização do Plano de Ações do SGI
- Gestão de riscos, ativos, vulnerabilidades e incidentes
- Criação de repositório de conhecimento e suporte à melhoria contínua
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Acreditamos em parcerias que geram resultados
Este caso de sucesso mostra o que é possível quando há colaboração. Vamos conversar?
